Przedsiębiorcy prowadzący indywidualną działalność gospodarczą i właściciele koncernów zorganizowanych w spółki albo inne formy organizacyjno-prawne, kładą olbrzymi nacisk na ochronę tych danych. Obecnie dbałość o bezpieczeństwo IT stawia się już na równi z płynnością finansową przedsiębiorstwa. I nie ma się co dziwić. Kradzież cyfrowej tożsamości lub danych uwierzytelniających jest dużym zagrożeniem dla pokrzywdzonego, a dla przedsiębiorstwa źródłem nieprzyjemności prawnych i finansowych. Jak zatem ochronić siebie i dane swoich klientów w procesie sprzedaży?
Program do wystawiania faktur 2021 można nazwać kopalnią danych przedsiębiorstwa. Inżynierowie opracowujący tego typu narzędzia do obsługi sprzedaży, już na samym początku uwzględniają architekturę bezpieczeństwa. Wprowadzone zabezpieczenia mają na celu przede wszystkim zapewnienie integralności i poufności danych, ale także swobodny dostęp do obiegu informacji przez osoby upoważnione. Jednak nawet najlepiej zabezpieczone oprogramowanie, wzmocnienia sieci i strzeżone urządzenia nie wystarczą, jeśli nie zostaną wdrożone właściwe procedury bezpieczeństwa dla osób z nich korzystających. Bowiem najsłabszym ogniwem w procesie przetwarzania danych zawsze jest człowiek. Specjaliści do spraw bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych podkreślają, że oprogramowanie do fakturowania, warto wspomóc między innymi następującymi środkami ostrożności:
- nie udostępnianie online danych służących w celu weryfikacji
- nie zapisywanie poufnych danych na urządzeniach ogólnodostępnych
- odseparowanie informacji zawodowych od prywatnych
- stosowanie szyfrowania do połączeń sieciowych i wysyłania maili.
Dobrą praktyką jest też utworzenie listy pracowników i firm zewnętrznych, które mają dostęp do danych i do całej infrastruktury IT. W ten sposób łatwiej jest zweryfikować, który z podmiotów ma wgląd do konkretnego bloku informacji oraz jakie ma uprawnienia. Kolejnym aspektem jest uświadamianie użytkowników o potencjalnych zagrożeniach oraz okresowe przypominanie o obowiązujących procedurach. Bezpieczeństwo danych nie odnosi się tylko do zabezpieczenia przed wyciekiem ani atakiem z zewnątrz. Podstawą jest również kopia zapasowa faktur i innych dokumentów. Utrata kluczowych informacji księgowych, to najgorszy scenariusz związany z bezpieczeństwem IT. Utracić dane można na wiele sposobów, począwszy od błędu konfiguracji, przez przypadkowe, niezamierzone działanie człowieka, po awarię sprzętu. Dlatego kopia bezpieczeństwa pozwala w łatwy i szybki sposób je odzyskać.
Niewłaściwe mechanizmy ochrony danych są jak pozostawienie gotówki bez zabezpieczenia. A bezpieczne fakturowanie w przedsiębiorstwie, to zaufanie klientów i spokojny sen właściciela.