Co należy zrobić w takiej sytuacji? Z pewnością nie jest to odpowiedni moment na panikę. Sprawdź, jakie działania pomogą odzyskać Twoje pieniądze.
Dlaczego faktura VAT jest tak ważna?
Aby domagać się zapłaty za wykonane usługi lub sprzedane produkty, konieczna jest umowa pomiędzy stronami. Oczywiście zdarzają się przypadki, że transakcja zawierana jest na podstawie danego słowa. Jednak dla bezpieczeństwa warto sporządzać umowy pisemnie.
Jeśli nie masz dowodu w postaci faktury VAT, a wykonałeś usługę lub przekazałeś produkty klientowi, możesz poszukać SMS-ów, maili czy innego typu zapisanych rozmów. Muszą one jednak składać się w treść zamówienia. Wszystkie wiadomości będą bardzo przydatne, gdy klient odmówi przyjęcia faktury i sprawę trzeba będzie skierować do sądu.
Odmowa przyjęcia faktury – jak rozmawiać z klientem?
Pierwszym krokiem do odzyskania należności jest rozmowa z nierzetelnym klientem. Telefon powinno się wykonać zaraz po upływie terminu zapłaty. W ten sposób można rozeznać się w sytuacji i dostosować następne kroki. Najważniejsze jest, aby działać rozsądnie i nie poddawać się emocjom.
Jeśli jest to możliwe, warto podjąć próbę dogadania się z klientem. Możliwe, że sam czeka na jakąś płatność i dlatego odmawia przyjęcia faktury. Z tego powodu w niektórych przypadkach najlepszym rozwiązaniem może być przedłużenie terminu zapłaty. Zaangażowanie sądu czy komornika nie jest konieczne na tym etapie. Windykacja polubowna jest szybsza, tańsza i pozwala osiągnąć zamierzone rezultaty.
Wezwanie do zapłaty – czy jest skuteczne?
Jeśli rozmowy z klientem się nie powiodą, następnym krokiem powinno być wysłanie wezwania do zapłaty. To pismo zawiera informacje o tym, ile pieniędzy, do kiedy i na jaki numer konta kontrahent musi przelać. W treści należy również wskazać możliwe konsekwencje nieuregulowania należności. Dla bezpieczeństwa wezwanie do zapłaty powinno być wysyłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Do dokumentu warto dołączyć wszystkie dowody potwierdzające sprzedaż lub wykonanie usługi. W ten sposób można uświadomić klientowi, że nie ma sensu odwlekać tej sprawy. Oprócz wysyłki wezwania warto wykorzystać też inne metody windykacji. Skuteczne może okazać się dodanie dłużnika na giełdę długów. Obecnie wiele osób decyduje się też na zostawienie negatywnej opinii na temat danej firmy w internecie. Jeśli nie jesteś pewien swoich działań, możesz skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy windykacyjnej takiej jak Hadyński Inkaso.
Kiedy konieczne jest skierowanie sprawy do sądu?
Wejście na ścieżkę sądową jest ostatecznym krokiem. Dochodzenie zajmuje sporo czasu i może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Jeśli dług jest dobrze udokumentowany i ma nie więcej niż trzy lata, to sprawą może zająć się E-sąd. Wtedy postępowanie jest szybsze. Pozwany klient po wydaniu nakazu zapłaty będzie miał dwa tygodnie na uregulowanie należności. Jeśli tego nie zrobi, to dalsze czynności wykonuje komornik.