Czym dokładnie jest cyfrowy system obiegu dokumentów? Jakie są jego zalety w porównaniu do tradycyjnych rozwiązań? Poznajcie narzędzie, które rewolucjonizuje dotychczasowe podejście do administracji i księgowości.
Czym jest elektroniczny system obiegu dokumentów?
Elektroniczny system obiegu dokumentów, zwany także EOD, to system informatyczny zaprojektowany do zarządzania dokumentami przetwarzanymi przez firmę. Po wdrożeniu EOD firma przestaje polegać na fizycznych dokumentach papierowych, które wcześniej wymagały czasochłonnej pracy asystentów biura.
Rewolucja technologiczna i rosnące zaufanie do nowoczesnych rozwiązań sprawiają, że firmy coraz częściej decydują się na pracę z dokumentami elektronicznymi. Dlaczego?
Z jakich powodów warto skorzystać z nowoczesnego systemu obiegu dokumentów?
Tradycyjne metody zarządzania dokumentami (przeszukiwanie papierowych archiwów czy ręczne przekazywanie dokumentów) pochłaniają cenny czas pracowników. Elektroniczny system obiegu dokumentów umożliwia natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji oraz błyskawiczne przesyłanie dokumentacji pomiędzy pracownikami. Czas, który wcześniej marnowano na poszukiwania fizycznych kopii dokumentów można przeznaczyć na bardziej strategiczne zadania.
Fizyczne archiwum dokumentów stale się powiększa i wymaga większej przestrzeni - z EOD jest inaczej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firma może zrezygnować z magazynowania nadmiernej ilości dokumentacji i jednocześnie mieć ją w całości pod ręką.
Automatyzacja procesów w ramach elektronicznego obiegu dokumentów usprawnia przepływ dokumentów i zmniejsza ryzyko błędów ludzkich. Zautomatyzowane podejście przekłada się na oszczędność zasobów firmy - zredukujesz koszty związane z obsługą dokumentów i jednocześnie przyspieszysz procesy związane z księgowością.
Jak działa elektroniczny system obiegu dokumentów SaldeoSMART?
SaldeoSMART to wyspecjalizowane narzędzie, które umożliwia firmom sprawną kontrolę nad przepływem dokumentów, przy jednoczesnej oszczędności czasu i zasobów. Jak działa system? Poznaj 3 najważniejsze kroki w pracy z EOD.
1. Dodaj fakturę do SaldeoSMART
SaldeoSMART daje użytkownikom możliwość dodawania faktur w sposób najbardziej odpowiadający ich potrzebom. Wystarczy zeskanować fakturę, przesłać ją e-mailem, dodać plik bezpośrednio z komputera lub nawet zrobić zdjęcie. Co więcej, SaldeoSMART posiada zaawansowane funkcje odczytywania danych, dzięki którym system samodzielnie identyfikuje i kategoryzuje dokumenty. To oznacza, że nie trzeba już ręcznie wprowadzać informacji z faktur, co przyspiesza proces wprowadzania dokumentów do systemu.
2. Elektroniczny obieg dokumentów
Gdy dokument trafi do systemu, system SaldeoSMART automatycznie przekierowuje go do odpowiedniego obiegu. Zawsze wiesz, na jakim etapie znajduje się dany dokument i kto aktualnie nad nim pracuje. Nie ma już potrzeby ręcznego przekazywania dokumentów pomiędzy pracownikami - pożegnaj się z ryzykiem utraty dokumentów i popełnienia błędów proceduralnych.
3. Eksport faktur
Narzędzie ma możliwość integracji się z ponad 40 programami księgowymi, a dzięki interfejsowi API można dostosować go do współpracy z dowolnym systemem. Bez żadnego problemu wyeksportujesz dane z systemu SaldeoSMART do systemu księgowego - to funkcja, która znacząco przyspiesza i ułatwia procesy księgowe.
Elektroniczny system obiegu dokumentów SaldeoSMART to nie tylko narzędzie do przechowywania dokumentów - to kompleksowe rozwiązanie pozwalające firmom zaoszczędzić czas i zasoby, a jednocześnie zwiększyć efektywność procesów księgowych. Przyszłość zarządzania dokumentacją w biznesie już tu jest!