Co zrobić, gdy problem dotyczy internetu lub programu firmy?
Jeżeli KSeF działa, ale przedsiębiorca nie może się z nim połączyć z powodu braku internetu, problemów technicznych albo wydłużonego przetwarzania dokumentów, może skorzystać z trybu offline24. Fakturę wystawia się wtedy elektronicznie zgodnie z obowiązującą strukturą FA(3), a następnie przesyła do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
Trybu offline24 nie należy mylić z oficjalną awarią systemu. Jest to rozwiązanie dostępne również wtedy, gdy utrudnienie występuje wyłącznie po stronie przedsiębiorcy. Dokument powinien zostać zapisany w programie w sposób umożliwiający jego późniejsze przesłanie bez ponownego wystawiania i zmiany danych.
Jak postępować podczas zaplanowanej niedostępności KSeF?
Ministerstwo Finansów może wcześniej poinformować o czasowej niedostępności KSeF, na przykład z powodu prac serwisowych. W takim okresie faktury również wystawia się poza systemem, zgodnie ze strukturą FA(3). Należy przesłać je do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu przerwy technicznej.
Firma powinna śledzić oficjalne komunikaty oraz powiadomienia dostępne w używanym programie księgowym. Sam brak możliwości wysłania faktury nie przesądza jeszcze, czy wystąpiła niedostępność, awaria KSeF czy lokalny problem techniczny. W uporządkowaniu procedur, uprawnień i obiegu dokumentów może pomóc Biuro Everte, szczególnie gdy faktury są wystawiane przez kilka osób lub trafiają do księgowości z różnych systemów.
Ile czasu jest na wysłanie faktury po awarii KSeF?
Tryb awaryjny stosuje się wtedy, gdy awaria KSeF została oficjalnie ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Faktury można wówczas nadal wystawiać poza systemem. Po zakończeniu awarii trzeba przesłać je do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych.
Nie warto wysyłać całej kolejki dokumentów bez sprawdzenia ich statusu. Program powinien rozpoznawać, które faktury oczekują na przesłanie, które zostały już przyjęte i którym nadano numer KSeF. Ponowna wysyłka tego samego dokumentu może powodować błędy albo prowadzić do powstania niepotrzebnych duplikatów w lokalnej ewidencji.
Czym jest awaria całkowita KSeF?
Awaria całkowita to sytuacja wyjątkowa, ogłaszana za pośrednictwem środków społecznego przekazu. W takim przypadku fakturę wystawia się poza KSeF według ogólnych zasad i przekazuje nabywcy w uzgodniony sposób, na przykład mailem lub w formie papierowej. Dokumentów wystawionych podczas awarii całkowitej nie przesyła się później do systemu.
To istotna różnica względem trybu offline24, niedostępności technicznej i zwykłej awarii. W tych trzech przypadkach dokument ma ostatecznie trafić do KSeF, natomiast przy awarii całkowitej pozostaje fakturą wystawioną poza systemem.
Czy fakturę wystawioną offline można przekazać kontrahentowi?
Sposób udostępnienia dokumentu zależy od zastosowanego trybu oraz statusu nabywcy. Jeżeli faktura wystawiona offline jest przekazywana poza KSeF przed nadaniem jej numeru systemowego, jej wizualizacja może wymagać dwóch kodów QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Do wygenerowania drugiego kodu potrzebny jest wcześniej przygotowany certyfikat KSeF.
Po przesłaniu faktury do systemu i nadaniu numeru KSeF dokument używany poza systemem oznacza się kodem umożliwiającym jego weryfikację. Dlatego firmy nie powinny przygotowywać procedury awaryjnej dopiero w dniu wystąpienia problemu. Wcześniej warto sprawdzić działanie programu, dostępność certyfikatu, zakres uprawnień pracowników oraz sposób przekazywania dokumentów do księgowości.
Jak przygotować firmę na przerwę w działaniu KSeF?
Procedura powinna określać, kto sprawdza komunikaty Ministerstwa Finansów, kto decyduje o wyborze właściwego trybu i kto odpowiada za późniejsze przesłanie faktur. Trzeba także prowadzić rejestr dokumentów wystawionych poza systemem oraz kontrolować terminy ich wysyłki.
Awaria KSeF nie musi zatrzymać sprzedaży, ale wymaga rozróżnienia kilku podobnie brzmiących procedur. Błędne określenie trybu może prowadzić do przekroczenia terminu albo niewłaściwego przekazania faktury kontrahentowi. Dobrze przygotowany obieg dokumentów pozwala kontynuować wystawianie faktur i bezpiecznie rozliczyć je po przywróceniu działania systemu.